Ich sage euch mal, was mir in Gesprächen mit Geschäftsführern und HR-Verantwortlichen immer wieder auffällt: Die meisten wissen, dass es die betriebliche Altersvorsorge gibt. Viele wissen sogar, dass sie da irgendwie drauf angesprochen werden könnten. Aber was die bAV konkret bedeutet, was sie kostet, was sie bringt – und wo die echten Fallstricke liegen? Fehlanzeige.
Das ist schade. Denn die betriebliche Altersvorsorge ist eines der mächtigsten Instrumente, die ein Arbeitgeber hat. Für die Mitarbeitenden, für die Bindung – und ja, auch steuerlich.
Dieser Leitfaden ist für alle, die das jetzt ein für alle Mal verstehen und richtig umsetzen wollen. Kein Versicherungsblabla, keine Weichspüler-Sprache. Nur das, was ihr wirklich wissen müsst.
Was ist die betriebliche Altersvorsorge eigentlich – und warum geht sie euch als Arbeitgeber an?
Die betriebliche Altersvorsorge (bAV) ist eine Zusatzrente, die über den Arbeitgeber organisiert wird. Mitarbeitende bauen damit neben der gesetzlichen Rente ein zweites Standbein für den Ruhestand auf. Der entscheidende Unterschied zur privaten Altersvorsorge: Bei der bAV läuft alles über das Arbeitsverhältnis – mit massiven steuerlichen Vorteilen für beide Seiten.
Und jetzt kommt der Teil, den erstaunlich viele Arbeitgeber nicht wissen:
Ihr habt eine gesetzliche Pflicht.
Seit dem 1. Januar 2019 hat jeder Arbeitnehmer in Deutschland einen gesetzlichen Anspruch auf Entgeltumwandlung zur bAV (§ 1a BetrAVG). Das bedeutet: Wenn ein Mitarbeitender zu euch kommt und sagt „Ich möchte einen Teil meines Gehalts in eine Betriebsrente umwandeln" – ihr müsst das ermöglichen. Das ist kein Nice-to-have, das ist Pflicht.
Darüber hinaus seid ihr seit 2019 verpflichtet, bei neu abgeschlossenen Entgeltumwandlungsverträgen einen Arbeitgeberzuschuss von mindestens 15 Prozent des umgewandelten Betrags zu zahlen – sofern ihr durch die Entgeltumwandlung Sozialversicherungsbeiträge spart. Für alle Verträge, die vor dem 1. Januar 2019 abgeschlossen wurden, gilt diese Pflicht seit dem 1. Januar 2022.
Das klingt erstmal nach Aufwand. Ist es auch. Aber wenn ihr es richtig macht, ist es ein enormer Hebel – für eure Mitarbeitenden und für euch.
Die aktuellen Zahlen 2026: Was steuer- und sozialabgabenfrei möglich ist
Die relevanten Grenzen werden jedes Jahr an die Beitragsbemessungsgrenze (BBG) der gesetzlichen Rentenversicherung angepasst. Für 2026 liegt diese bei 101.400 Euro jährlich (8.450 Euro monatlich).
Zum Vergleich: 2025 lagen die Beträge bei 7.728 Euro (Steuer) und 3.864 Euro (SV). Die Anhebung der BBG bringt 2026 also spürbar mehr Spielraum.
Was bedeutet das konkret? Ein Mitarbeitender kann bis zu 676 Euro monatlich aus seinem Bruttogehalt steuerfrei in die bAV umwandeln. Die ersten 338 Euro davon sind zusätzlich sozialabgabenfrei. Wer im mittleren Einkommensbereich liegt, spart damit netto deutlich weniger als erwartet – weil der Effekt auf der Nettogehaltsseite durch die Steuer- und Abgabenfreiheit abgefedert wird.
Besondere Förderung für Geringverdienende (§ 100 EStG)
Zahlt ihr als Arbeitgeber für Mitarbeitende mit einem Bruttogehalt bis zu 2.575 Euro monatlich einen bAV-Beitrag zusätzlich zum Lohn, bekommt ihr als Arbeitgeber vom Finanzamt eine direkte Steuergutschrift von 30 Prozent des eingezahlten Betrags – bis maximal 288 Euro pro Jahr (2027 steigt dieser Förderbetrag auf 360 Euro). Das ist ein echter Anreiz, auch für Geringverdiener bAV einzuführen.
Die 5 Durchführungswege: Welcher passt zu euch?
Das ist der Punkt, an dem die meisten Arbeitgeber aussteigen. Zu viele Begriffe, zu unübersichtlich. Also kurz und klar:
Es gibt fünf Wege, wie eine bAV im Unternehmen umgesetzt werden kann. Drei davon sind für KMU relevant, zwei eher für Großunternehmen.
Für KMU: Die drei praktischen Wege
1. Direktversicherung – der mit Abstand häufigste Weg im Mittelstand.
Der Arbeitgeber schließt für den Mitarbeitenden eine Lebens- oder Rentenversicherung ab. Beiträge fließen direkt an die Versicherung. Einfach zu administrieren, keine Bilanzbelastung. Der steuerfreie Rahmen nach § 3 Nr. 63 EStG (8.112 Euro jährlich) gilt hier vollständig.
2. Pensionskasse – ähnlich wie die Direktversicherung, aber über eine eigenständige Versorgungseinrichtung.
Viele Branchen haben eigene Pensionskassen (z.B. Metallrente, Chemie-Pensionskasse). Wenn in eurer Branche ein Tarifvertrag mit einer Pensionskasse existiert, seid ihr ggf. daran gebunden. Ebenfalls steuerlich nach § 3 Nr. 63 EStG gefördert.
3. Pensionsfonds – flexibler als Pensionskasse, stärker am Kapitalmarkt orientiert.
Höhere Renditechancen, aber auch mehr Risiko für die Mitarbeitenden. Eher geeignet für Unternehmen, die ihren Mitarbeitenden eine kapitalmarktnahe Variante anbieten möchten.
Für Großunternehmen: Zwei weitere Wege
4. Direktzusage (Pensionszusage) – der Arbeitgeber verpflichtet sich direkt, dem Mitarbeitenden im Alter eine bestimmte Leistung zu zahlen. Bilanzwirksam, komplexer, aber steuerlich interessant für die Gesellschafter-Geschäftsführer-Konstellation.
5. Unterstützungskasse – eine externe, selbstständige Versorgungseinrichtung, die der Arbeitgeber dotiert. Für KMU in der Regel zu aufwändig.
Empfehlung für die meisten KMU: Startet mit der Direktversicherung. Sie ist unkompliziert, vollständig gefördert und für Mitarbeitende leicht verständlich.
Was ändert sich 2026? Das zweite Betriebsrentenstärkungsgesetz (BRSG II)
2026 ist kein gewöhnliches bAV-Jahr. Das zweite Betriebsrentenstärkungsgesetz (BRSG II) ist in Kraft getreten und bringt mehrere relevante Neuerungen:
Opting-Out jetzt auch ohne Tarifvertrag möglich
Das ist eine der wichtigsten Änderungen für KMU. Bisher war das sogenannte Opting-Out-Modell – also die automatische Einbeziehung von Mitarbeitenden in die bAV, wenn sie nicht aktiv widersprechen – im Wesentlichen tarifgebundenen Unternehmen vorbehalten.
Ab 2026 können auch nicht-tarifgebundene Unternehmen ein Opting-Out einführen, wenn:
- eine Betriebsvereinbarung (mit Betriebsrat) vorliegt, oder
- eine einseitige Anordnung des Arbeitgebers (ohne Betriebsrat) erfolgt,
- der Arbeitgeber mindestens 20 Prozent des umgewandelten Entgelts als Zuschuss leistet,
- die Mitarbeitenden mindestens drei Monate vor Beginn schriftlich informiert werden,
- und ein Widerspruchsrecht von mindestens einem Monat eingeräumt wird.
Warum ist das relevant? In der Praxis zeigt sich: Wer aktiv "Ja" zur bAV sagen muss, tut es oft nicht. Wer aktiv "Nein" sagen muss (Opting-Out), bleibt häufig dabei. Die Teilnahmequoten steigen damit erheblich.
Flexiblere Abfindung von Kleinstanwartschaften
Wer als Arbeitgeber Mitarbeitende mit sehr kleinen bAV-Anwartschaften hat, kennt das Problem: Der Verwaltungsaufwand übersteigt den eigentlichen Wert. Ab 2026 können laufende Kleinstanwartschaften bis zu 59,33 Euro monatlich einseitig durch den Arbeitgeber abgefunden werden (2025: 37,45 Euro). Bei Kapitalleistungen liegt die Grenze neu bei 6.741 Euro (bisher 4.494 Euro).
Entgeltumwandlung auch nach entgeltlosen Zeiten einfacher fortführen
Bisher konnten Mitarbeitende Entgeltumwandlungen nach entgeltlosen Zeiten nur nach Elternzeit wieder aufnehmen. Ab Juli 2026 gilt das für alle entgeltlosen Zeiten – also z.B. auch nach längerer Krankheit oder Sabbatical. Die Wiederaufnahme ist innerhalb von drei Monaten möglich.
Die gesetzliche Unverfallbarkeit: Was Mitarbeitende mitnehmen können
Ein häufiges Missverständnis: Mitarbeitende denken, sie verlieren alle bAV-Ansprüche, wenn sie das Unternehmen verlassen. Das stimmt nicht.
Gesetzlich gilt: Anwartschaften sind unverfallbar, sobald der Mitarbeitende das 21. Lebensjahr vollendet hat und die Versorgungszusage mindestens 3 Jahre bestanden hat. Das bedeutet: Wer länger als drei Jahre bei euch war und mindestens 21 ist, nimmt seine bAV-Ansprüche grundsätzlich mit – entweder als Anspruch gegen euch (bei Direktzusage) oder durch Weiterführung des Vertrags.
Bei arbeitgeberfinanzierten Beiträgen gelten diese Fristen. Bei der reinen Entgeltumwandlung (Mitarbeitender zahlt selbst) sind die Anwartschaften sofort unverfallbar.
